Dowiedz się, jak przebiega kontrola

 

Kontrola to przede wszystkim badanie zgodności realizacji projektu z założeniami tj.  z umową o dofinansowanie projektu, przepisami prawa oraz wytycznymi, do stosowania których się zobowiązałeś. Kontrola przeprowadzana jest co do zasady w trakcie realizacji projektu, a także po jego zakończeniu. 

Pamiętaj! Powinieneś do niej podchodzić ze spokojem i otwartością, bo wszystkie ustalenia z niej wynikające służą jednemu: żeby Twój projekt odniósł sukces! Gdzie się odbywa i jakie są jej rodzaje? Patrz poniżej:

• To pierwszy etap badania zgodności Twoich działań i weryfikacji realnych dowodów na to, co udało Ci się zrobić w okresie sprawozdawczym. To ty sporządzasz wniosek o płatność i w zależności od ustaleń zawartych w umowie składasz go np. raz na miesiąc, raz na kwartał itp.;
• Do wniosku dołączasz dokumenty księgowe oraz dane uczestników. Te wszystkie dokumenty sprawdza Twój opiekun ze strony WUP. Sprawdza, czy Twoje działania są zgodne z zakresem merytorycznym, harmonogramem oraz budżetem wskazanym we wniosku o dofinansowanie; Obowiązkowemu sprawdzeniu podlega Twoja dokumentacja źródłowa dotycząca minimum 5 % pozycji wydatków w danym wniosku. 

• Odbywa się w miejscu, gdzie prowadzisz działania merytoryczne (np. w miejscu szkolenia, stażu, konferencji). My przeprowadzamy- bez zapowiedzi - przynajmniej jedną wizytę monitoringową w ramach każdego projektu wybranego do skontrolowania w danym roku;
• Wizyta planowana jest na podstawie harmonogramów udzielania wsparcia. Oznacza to, że termin naszej wizyty jest najbardziej miarodajny dla realizacji Twojego projektu w konkretnym czasie. 

• Odbywa się w Twojej  siedzibie;
• Pamiętaj! Za siedzibę uważamy także: oddział, filię lub biuro projektu, zlokalizowane gdzie indziej niż główne miejsce wykonywania Twojej działalności;
• W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, kontrolę przeprowadzamy  również u partnera projektu. W uproszczeniu zespół kontrolujący, który zjawi się u Ciebie w ciągu kilku dni weryfikuje dokumentację merytoryczną i finansową, może prosić Cię też o dodatkowe wyjaśnienia;
• Efektem jej przeprowadzenia jest informacja pokontrolna wraz z zaleceniami lub prośbami
  o dodatkowe wyjaśnienia. 

• Odbywa się w tzw. sytuacjach niestandardowych m.in. w sytuacji gdy wpływa do Nas skarga dotycząca nieprawidłowości lub zaniedbań w realizacji projektu, szczególnie w odniesieniu do uczestników projektu;
• Wątpliwości mogą również dotyczyć uchylania się od obowiązku składania wniosków o płatność, przekazywania kopii dokumentów;
• Pamiętaj! O kontroli doraźnej nie zostaniesz poinformowany!

• Odbywa się po złożeniu końcowego wniosku o płatność w Naszej siedzibie;
• Polega na sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji związanej z realizacją Twojego projektu. Czasami może objąć także kontrolę na miejscu w Twojej siedzibie, zwłaszcza w sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczającego zapewnienia, że cele Twojego projektu zostały osiągnięte, a dokumentacja projektowa jest dostępna i kompletna. 

• Kontrola po zakończeniu realizacji projektu obejmuje głównie kontrole trwałości rezultatów;
•  WUP może podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli po zakończeniu także w Twojej siedzibie np. w zakresie weryfikacji prawidłowości rozliczeń finansowych lub zgodności zamówień udzielonych w ramach projektu z przepisami unijnymi i krajowymi;
• Kontrola trwałości jest rodzajem kontroli prowadzonej po zakończeniu realizacji projektu. Może być realizowana w Twojej siedzibie lub w miejscu realizacji projektu. W jej trakcie weryfikujemy utrzymanie wskaźników realizacji celów. Np. jeśli trwałość w przypadku tworzenia żłobków polega na utrzymaniu miejsca opieki dla dziecka przez dwa lata od daty zakończenia realizacji projektu to właśnie taki aspekt sprawdzany jest w trakcie kontroli.  Poza tym badamy też dostępność trwałych produktów projektu dla osób z niepełnosprawnościami. 

• W trakcie tej kontroli sprawdzane jest, czy w ramach kilku projektów nie były sfinansowane te same wydatki;
• W kontroli tej nie uczestniczysz – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Możesz dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i zostaniesz poproszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji.

1. Tabela 1 - Zestawienie personelu projektu
2. Tabela 2 - Zestawienie postępowań przeprowadzonych w oparciu o zasadę konkurencyjności w projekcie 
3. Tabela 3 - Zestawienie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego
4. Tabela 4 - Zestawienie uczestników projektu
5. Tabela 5- Harmonogram form wsparcia 1.2 PO WER – wzór